笔者近两年接触了大量的委托人关于公章使用的纷争，有些是企业为了操作自便，默许一些外派的业务员就可以随意加盖公章，甚至允许业务员随身携带盖有公章的空白合同外派；有些是允许分支机构私刻公章；有些是将公章交给他人保管，凡此种种，不一而足，企业在方便自己的同时，往往忽略了这样做的风险，最终都导致莫名被合同相对方追究合同责任，悔之晚矣。
鉴于实践中很多企业存在上述公章保管的问题，笔者认为有必要就公章保管及适用的合规进行说明。
是不是盖了公章的合同，就一定要由盖章的公司承担合同责任？
如果公章是私刻的，是不是盖章的合同就必然无效？
带着这些问题，我们一起来看一则最高院的公报案件(2014)民提字第178号，(因与本文主题贴合需要，对案情描述和细节作相应删减,有兴趣读者可自行搜索阅读引用案例)：
2005年5月1日陈某与内蒙古公司签订了一份《内部承包协议》，就合作采矿做了明确约定，陈某违约，内蒙古公司起诉要求解除双方协议，获得法院支持且判决业已生效。2008年，陈某向法院提出要求内蒙古公司补偿其在矿山投入的900万元，法院委托会计师事务所对陈某投资实况的费用进行了鉴定和测量，会计师事务所出具了《鉴证报告》，因陈某未缴诉讼费被法院作出撤诉处理。其后，陈某在解除合同的一审法院提起诉讼请求，要求内蒙古公司依据鉴证报告补偿其在矿山的投资，并提供了2005年5月3日与内蒙古公司签订的《补充协议》。
《补充协议》与5月1号签订的《内部承包协议》内容相左，5月1号签订的协议约定，陈某获得开采矿权利的同时对生产、销售活动的资金、人力、物力以及税金承担，承担生产经营活动中因自身原因引起的各项责任义务，协议还对履行期间陈某不合理开采、开采权转让、不按约给付补偿金等约定，内蒙古公司享有单方解除权，并由此造成的损失由陈某承担。但是《补充协议》却对合作合同期间的风险做了完全相反的约定，合作期间合同风险完全转移给了内蒙古公司，即使协议有效无效，内蒙古公司单方或者法院判定协议解除或终止均有义务对陈某除自身损失外的全部投入予以退还。
一审中内蒙古公司提出对《补充协议》上加盖的印章真实性进行鉴定，鉴定机构经过鉴定，认定补充协议上所盖公章真实。鉴定结果出具后，内蒙古公司再次申请对补充协议上公示印章的真实性进行重新鉴定，因为未能提出证据证明司法鉴定机构存在程序违法或鉴定结论依据不足的情况下，重新鉴定申请未予支持。一审期间，内蒙古公司就要求对《补充协议》打印以及盖章的时间进行鉴定，因未能提供相关证据，一审法院认为在确定公章真实的情况下，再鉴定协议的打印及盖章时间没有意义，故不予支持，最终一审法院依据《补充协议》支持了陈某的诉讼请求。
其后内蒙古公司上诉，二审最终驳回上诉维持原判。内蒙古公司不服高院判决，向最高院申请再审。
内蒙古公司再审称：首先其从未与陈某签订过《补充协议》，仅签订过5月1号的《内部承包协议》，在依据5月1号《内部承包协议》解除与陈某合同的庭审中，陈某从未提及补充协议的存在。
其次，陈某具有伪造补充协议的可能性，因承包经营过程中，陈某具有接触和使用公司印章的机会和便利，合作中陈某亦有多次使用公章的情况（如到关部门办理爆破物品时需持有公司印章的空白纸张和公司公章）。
再次，补充协议中约定的权利义务显示公平，不符合常理。
最高院认为一审法院未对公章以及补充协议形成的前后顺序、文字、形成日期纸张进行鉴定，确有不当。且协议形成行为与印章加盖行为具有相对独立性，协议形成行为是双方合意行为的反映形式，而印章加盖行为是双方确认双方合意即协议的行为，二者相互关联又相互独立。在证据意义上，印章真实一般即可推定合意形成行为真实，但在有证据否定或怀疑合意形成行为真实性的情况下，即不能根据印章的真实性直接推定协议的真实性，也就是说，印章在证明协议真实性上尚属初步证据，法院认定协议的真实性需综合考虑其他证据及事实。最终在结合补充协议相关内容对之前订约习惯明显差异以及《补充协议》的内容形式，以及《补充协议》形成过程中和再审审理查明陈某在原审中隐瞒重大事实信息的不诚行为，最终对《补充协议》内容的真实性不予采信，撤销了一审和二审的民事判决，驳回了陈某的诉讼请求。
最高院观点，协议形成行为与印章加盖行为是相对独立又有关联的两个行为，协议行为是是协议的双方当事人形成意思表示一致的合意形式，而加盖印章是对协议双方确认双方合意即协议的行为，即加盖印章只是辅助证明合同形成的一个行为，既然是两个独立的行为，那印章的真实性与合同的法律效力并不一定是必然的联系关系，合同的效力以及合同责任的承担仍然需要结合签署的过程、时间以及背景信息等相关事实情况，对合同的内容审查和判断。由此可见，盖公章的合同，不一定是盖章的公司承担合同责任。
如果公章是私刻的，是不是盖章的合同就会必然无效？
笔者为一些企业提供法律服务的过程中发现，为了业务需要，企业业务人员或分支机构，手持盖好公章的空白合同洽谈业务的现象屡见不鲜。如果盖在合同上的公章是他人私刻的，是不是导致合同必然无效呢？根据笔者引用的最高院的上述案例，盖公章行为与协议行为虽是相关联，却是两个独立行为。如果合同是双方当事人形成一致的意思表示，加盖公章行为只是确认合同成立的一个要件，但不是唯一要件。比如，合同双方经有权签署方签字，或者合同实际履行，再者企业对盖私刻公章的合同追认，均可证合同成立并有效。所以，即使合同上盖的印章是私刻的，并不能必然导致合同无效。
现在的经济活动中广泛还是“认章”，我们企业该如何确保印章的安全，管理好公章呢？
律师建议：
首先，要建立专人保管制度，明确公章管理人员的法律责任，一旦因为公章使用发生纠纷也有利于查找原因和追究责任，尽量避免在空白合同上加盖公章并对外使用。
其次，印章管理部门应该设立专门的印章管理台账，加盖的每一个印章都应该详细记录在案，即使必须盖空白合同外用，也需要记录在案，待完善合同后再补充记录。
再次，要严格审核用印的流程，确保每一步都详细记录用印人、用印时间、用印地点、用印文件，不可随意加盖乱盖。
最后，企业可以结合管理平台和APP，建立智能合同备案和印章管理系统，实现线上申请，线上分级审批，可设立多个审批人，无授权不盖印，实时把控印章，拍照上传文件，记录盖印人、授权人、盖印时间地点，上传后台存档在案，系统还可记录公司印章的保管、使用、移交、销毁进行全过程，让企业对于每一次盖章行为都尽在合规操作的掌握之中。
